ASAP METODOLOJİSİ ( SAP Proje Yönetimi Yaklaşımı )

ASAP METODOLOJİSİ

ASAP Metodolojisi SAP uygulamalarında en çok kullanılan kanıtlanmış bir araçtır.Bu metodoloji sayesinde uyarlama maliyetlerinde düşüş, proje ekibiarasında bilgi alışverişi ve kaynakların verimli kullanımı sağlanmış olur. İçindeki soru cevap bilgi bankası aracılığıyla kavramsal tasarımın hazırlanması vedokümante edilmesi gerçekleşir.

ASAP Proje fazları:

·         Proje hazırlığı

·         Kavramsal tasarım

·         Gerçekleştirme

·         Canlı kullanıma hazırlık

·         Canlı kullanım & Destek

Faz 1 – Proje hazırlığı

Bu aşamanın temel amacı bütün detaylarıyla “Proje Planını” ve “Proje Kapsamını” ortaya koymak, proje ile ilişkili hazırlıkları tamamlamaktır. Proje uygulama metodolojisi ve ihtiyaç dokümanı proje hazırlığı aşamasının temel girdileridir. Aşama boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetler ve sonucunda üretilecek temel çıktılar aşağıda tanımlanmıştır:

·         Projenin hedeflerinin belirlenmesi

·         Projenin kapsamının belirlenmesi

·         Proje stratejilerinin belirlenmesi

·         Proje kaba planını yapılması

·         Proje organizasyonunun belirlenmesi

·         Teknik ihtiyaçların belirlenmesi

·         Kaynakların dağılımı

·         Proje Ekibinin eğitimi

Yukarıdaki başlıkların erken zamanda belirlenmesi sonucunda, SAP uyarlama çalışmaları için sağlam bir altyapı oluşturulmuş olur ve böylece projenin akışının verimliliği sağlanır.

Faz 2 – Kavramsal tasarım

Kavramsal tasarım aşamasındaki temel hedef, kullanıcı ihtiyaçlarını kapsamlı bir şekilde anlayarak en uygun iş süreci tasarımını ilişkili teknik detayları da kapsayacak şekilde ortaya koymaktır. Bu aşamanın sonunda işlevsel ve teknik kapsam tam olarak ortaya çıkar. Aşama boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetler ve sonucunda üretilecek temel çıktılar aşağıda tanımlanmıştır:

·         İş Süreci tasarım dokümanı

·         Başlangıç uyarlama tanımlama dokümanı

·         Ek Geliştirme tanımlama dokümanı (İşlevsel tanımlama)

·         Rapor/Form tanımlama dokümanı (İşlevsel tanımlama)

·         Arayüz tanımlama dokümanı (İşlevsel tanımlama)

·         Ana veri tanımlama dokümanı

·         Veri göçü planı

·         Kullanıcı rolleri tanımlama dokümanı

·         Kullanıcı eğitim planı

Faz 3 – Gerçekleştirme

Bu aşamada sistem kavramsal tasarım aşamasında ortaya konulan iş süreçleri ve ihtiyaçlar doğrultusunda uyarlanır. Gerçekleştirme aşaması temel olarak prototiplendirme/tasarım, uyarlama/geliştirme ve test döngüsü şeklinde ilerler. Aşama boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetler ve sonucunda üretilecek temel çıktılar aşağıda tanımlanmıştır:

·         Uyarlama temel çizgisi (+Final uyarlama tanımlama dokümanı)

·         İş süreci talimatları

·         Ek geliştirmeler (+Teknik tanımlama dokümanları)

·         Rapor ve Formlar (+Teknik tanımlama dokümanları)

·         Arayüzler(+Teknik tanımlama dokümanları)

·         Veri göçü/dönüştürme programlarının tamamlanması/testi

·         Birim ve entegrasyon testleri (+Kullanıcı Test senaryoları)

·         Eğitim senaryoları

Faz 4 – Canlı kullanıma hazırlık

Bu aşamanın temel amacı canlıya geçişe hazır olunduğunun tescil edilmesidir. Son hazırlık dönemi açık konuların tamamlanabilmesi için son fırsattır ve bu süreçte canlı kullanıma geçiş provası, veri göçü, son kullanıcı eğitimleri, kullanıcı kabul testleri, yardım masası kurulumu gibi faaliyetler yürütülür. Aşama boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetler ve sonucunda üretilecek temel çıktılar aşağıda tanımlanmıştır:

·         Canlı kullanıma geçiş planı (go-live plan)

·         Müşteri proje ekibi tarafından son kullanıcı eğitimleri

·         Entegrasyon ve canlı kullanım testi

·         Verilerin canlı kullanım sistemine kopyalanması

·         Dâhili “helpdesk” kurulması

·         Kullanıcı kılavuzlarının hazırlanması

·         Canlı kullanıma geçiş (cut-over)

Faz 5 – Canlı kullanım & Destek

Bu fazın hedefi canlı kullanım ortamının devreye alınmasıdır. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken bir nokta son kullanıcı desteğinin sağlanabilmesidir. Bu destek kullanıma başlandığı ilk kritik günlerin desteğini sağlamak dışında uzun vadede de kullanım desteğini sağlamalıdır.

Bu fazda ayrıca sistem transaksiyonlarının kontrolü sağlanmalı ve sistemin verimlilik ayarları optimal duruma getirilmelidir. Bu fazın sonunda proje kabulü gerçekleşir. Aşama boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetler ve sonucunda üretilecek temel çıktılar aşağıda tanımlanmıştır:

·         Canlı kullanıma başlama

·         Canlı kullanım desteği

·         Sorumlulukların destek organizasyonuna devri

Proje Çıktıları

Yukarıda kapsamlı olarak açıkladığımız proje evrelerinin tamamlanması sonunda aşağıdaki proje çıktıları alınacaktır:

PROJECT EVRELERİ	PROJE ÇIKTILARI
1. Proje Hazırlığı	Proje Planı
	Metodoloji Açıklaması Ve Çıktı Listesi
	Anahtar Performans Göstergeleri
	Toplantı Yapısı ve Zamanlaması
	Proje Rol, Sorumluluk Ve İlişkilerinin Tanımlanması (Organizasyon Şeması )
	Proje Standartları Ve Prosedürleri
	Açık Nokta Ve Kapsam Yönetim Sistem Ve Standartları
	İletişim Yapısı Ve Planı
	Eğitim Planı
2. Kavramsal Tasarım	Kapsam Dökümanı
	Fonksiyon Listesi
	İş Prosesi Tanımlama Dokümanları
	Geliştirme Listesi (I.E. Aktarım, Arayüz, Rapor Vs.)
	Canlı Kullanım Ortamı Tasarım Planı
3. Gerçekleştirme	Entegrasyon Testi/ Kullanıcı Kabul Testleri
	Son Kullanıcı Eğitim Planı ve Materyalleri
	Canlı Kullanım Sistem Yönetim Planları
	Kullanıcı Rol Ve Yetkileri
	Uyarlama ve geliştirme işlemlerinin dokümantasyonu
	Sistem onayı
4. Canlı Kullanıma Hazırlık	Son Kullanıcı Dokümantasyonu
	Sistem Testleri
	Canlı Kullanıma Geçiş Planı
	Canlı Kullanım Destek ve Kaynak Planı
5. Canlı kullanım ve Destek	Canlı Kullanıma Geçiş Planı
	Projenin Onayı Ve Devri